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在公關傳播中，書面語言這一形式是通過文字傳遞信息的。書面語言不受空間的限制，內容便于準備和修飾，便于傳遞一些難以啟齒之言，因而具有特殊的作用。美國的促銷專家肯·狄克以前向廠商寄出問卷，回收率只有百分之一至百分之八，如果達到百分之十五就是極大的收獲，而達至百分之二十，那就更屬奇跡了。但他經由卡耐基指導后，寫發了一封信，回收率竟達百分之五十。而且每一封回信都多達兩、三頁，回信中充滿了友誼與合作。肯·狄克信的正文是這樣寫的：
“是否能請你幫我一個忙?
一年前，我說服公司編制建筑師們最重要的的建筑材料目錄表，但是董事長最近告訴我，如果要繼續出版那些目錄，就要我提出證明，使他相信那些目錄表確實受到建筑師們的歡迎。
所以，我必須求助于你，同時我也向其它地區的建筑師提出這項請求。我附了一張簡單的問卷使你便于填寫，如果你能幫忙，那么就請寫出你的答案，若有任何建議可附注在表格旁邊，然后裝入信封，投進郵筒就可以了。當然，你并沒有義務這么做，只是目錄表是否會遭到停刊的命運或是否能把它辦得更好，完全有賴于你的決定。無論如何都很感謝你的幫助。謝謝!”
這封信以請人幫忙為始，使對方感到受重視和尊敬。隨之簡單地談了事由，設身處地地為對方節省時間及方便而設計了易于填寫的表格。接著在高度信賴和評價中，委婉地表露出警告。最后表示真正的謝意。在尊敬、重視對方的前提下，通過使對方處于利益關系交織中積極作答。
要使文字信息得到順利地傳播和良好的反饋，從而實現公關目的，就得熟悉書面語言形式的基本禮儀規范。
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