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信，就是借助文字以互通訊息;函，本義是信的封套，后也用函代指信件，尤是對別人來信的尊謂。嚴格意義上講，信件用于公務活動謂之函，兼有信與公文兩重性。信函可指信件。
古代西方的奴隸主為了保密，他們把奴隸的頭發剃光，在頭皮上寫上信的內容，等頭發長出來后，就把這封“信”發出去。收信人把送信人的頭發剃掉即可閱讀到信的內容。14世紀以后，西方人用紙寫信，把信用繩子捆好，再蓋上印章。直至150年前，英國才出現第一批信封。而我國至遲到漢代就已經普遍地使用信封了。漢樂府民歌《飲馬長城窟行》中的詩句曰：“客人遠方來，遺我雙鯉魚。呼兒烹鯉魚，中有尺素書。”“雙鯉魚”就是古代的信封，它是用兩塊魚形木板做成的，中間夾著書信，當時也有用竹、錦帛做成的信封。信封之所以制成雙鯉魚形是和鯉魚為繁殖而要經過長途跋涉——俗說“鯉魚跳龍門”的傳說有關;同時包含了鯉魚的吉祥尊貴意義，這是當時人們文化心態的折射。
寫信首先是選擇信封，應根據我國標準信封的具體規定，并結合組織自身的形象特征設計和制作帶有組織標志的信封。
其次，寫好信封。也就是說收信人郵政編碼和地址詳細無誤，姓名周全，稱呼恰當。信封上收信人的稱謂一般有“啟”，也可用“臺啟”，對父母是“安啟”，對別的尊敬可用“鈞啟”，對前輩可用“大啟”，對小輩可用“手啟”。用于政界的，可用“動啟”，吊唁的，用“禮啟”。但父親寫信給兒子不用“啟”字，寫“手折”或“收折”。收信人搬家而不清楚他的新地址，可以寄原址，但注明“如地址變更，請代轉去”;如寄給旅居某地或旅館的人，寫上“請留交”;當需轉交時可寫“煩交”或“轉交”某人。發信人地址也要寫清，還可以“姓+緘”或“緘”字，即“封閉”的意思，寫給父母、長輩和尊者時，用“謹緘”。在“緘”字下也可以注明發信日期。
再次，字最好寫得規范些，漂亮些，但不要發揮草書、篆書等書法，可用藍色、黑色鋼筆、圓珠筆或毛筆書寫，不宜用鉛筆書寫，忌用紅色書寫——會被認為是絕交信。信封不要用訂書機加封，宜用膠水封口。郵票貼在右上角，注意貼足;若需多枚郵票，可貼在信封背面。
海外信函的信封正面，收信人名址居中書寫，第一行寫收信人的姓名，姓名前應加上稱呼，第二行寫門牌和路名，第三行寫城市名和郵政編碼，最后一行寫國名。可以各行開頭對齊，也可以每行往右后縮五個字母。應用英文、法文或寄達國通曉文字書寫;寄達國國名應用大寫字母。寄件人名址寫在信封正面左上角或信封背面上半部，順序同收件人名址，除了我國國名必須寫寄達國通曉文字外，其余可用中文書寫。航空標簽應貼在信封正面右下角。還需注意的是，印刷了單位名稱的信封，不能用來寄遞國際及港澳臺郵件。
信箋的選擇頗為自由。在顏色方面，可以是白色、乳色、藍色等，彩色鑲邊的信箋也流行起來。如果是寫文言信，那么最好用豎行信箋。不要怕麻煩而將就使用有折痕和污點的信紙。寫英文信應使用較為厚實的信紙，為防信面的污染，也不要用字跡不清的打字機。
信紙的折疊有一定的規則。一般的折疊法，是文字向外，先直后橫，或先橫后直。但信箋順折向上最為適合，因為收信人拆信后，抽出信箋便看見自己的名字。文字向內的折法，是喪家兇信折法，寫文言書信時，最好注意這點。寄往歐美國家的信函，信紙折疊方式為一分為三地橫折。先信紙的下端，后信紙的上端，以便收信人拆信后，打開信紙便可看到自己的名字。如果使用帶有透明窗口的信封，那么文字向外地折疊信紙。
信函，我們從社交信函、商業信函、公函三個方面來說明。
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