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我國現在的商務糾紛很多，不可能也不必要都通過法律部門來處理。有時主、顧客可以通過協商的辦法來解決。寫申訴索賠信就是其中的一個辦法。申訴信應盡可能寄給相關的公司，但也可寄往新聞、消協等具有監督職能的部門。
當你寫申訴信時，要相信收信人會正確處理這一申訴案件的，把不滿的心情拋在一邊，盡可能冷靜而禮貌地說明申訴的項目，最好附一張發票或合同的復印件;清楚而具體地解釋申訴的理由(避免自以為是地下結論);表達希望收信人應如何解決問題，才能滿足要求。
公司面對申訴信，應該像對待其它信件一樣，認真對待，不可馬虎，因為這可能影響到公司的形象和未來訂單。所以，最好是向申訴人寫一封申訴處理信以示答復。經過調查后，責任不在己方的，申訴處理信也應友好地幫助分析事情發生的原委，提出可能改善的建議;責任在公司，應向對方道歉，清楚地解釋事情發生的原委，詳細地說明公司準備如何處理。
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