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　　當你收到一封申訴信、催收信或詢問信，而你的答復是否定的時候，最好還是寫一封拒絕信。只要注意技巧，講究禮貌，拒絕信也就既可以不傷害讀者的感情，又保持與讀者的友好情意。

　　寫拒絕信時，首行有一個緩沖開頭，用表示友好的禮貌、謙恭的詞語和積極的語氣強調你和讀者之間的相互理解。態度保持中性，不使用含有“是”或“否”的肯定或否定語詞。接著提供令人信服的邏輯說明，擺事實講道理，強調讀者的利益;用的證據要委婉、冷靜、和善;同時要重復一些關鍵語詞和有關句子，達到讀者認為你的“否定”是在某種情況下的最佳解決方案的效果。然后順乎自然地以積極口吻明確說出你的否定答復。最后向讀者提出建設性的意見，使讀者感到你是熱情、溫暖、樂于助人的，從而與讀者建立友好感情。結尾處不應再提及前面的壞消息或表示道歉。

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