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　　周恩來曾指出，中國的檔案歷史是世界上最早的，也是最豐富的，殷代甲古文中就發現有不少官方文書，我國公文的歷史久遠，至少在公元前13世紀就已經出現了，而且種類和形式繁多。我國現行實行的公文主要有九大類十五種：1、命令、令、指令;2、決定、決議;3、指示;4、布告、公告、通告;5、通知;6、通報;7、報告、請示;8、批復;9、函。

　　公文具有特定的體式。一是公文的結構，由標題、主送機關、抄送機關、正文、附件、發文機關、發文日期、發文編號、密級、緩急程度、閱讀范圍等部分構成;二是公文的外觀形式，莊重大方，生動活潑，有一種勃勃向上的政治氣概。

　　公文語體具有以下特點：一是語詞有嚴格的單義性，避免一詞多義或一義多詞，為表意確切而形成偏正化的特點;二是一般不用語氣詞、感嘆詞，不用富于描繪性、形象性和感情色彩的詞。如不用就不能充分表達意思時，也簡明扼要地用一些;三是排斥口語詞匯和方言詞匯。沒有被漢語普通話吸收的方言詞匯和口語詞匯，地方色彩太濃，局限性大，會影響公文表意的準確性;四是排斥倒裝句、省略句，應用主謂賓全句。

　　合乎規范地撰寫公文，還必須注意以下幾個方面的問題：

　　1、公文的政治性

　　公文具有很強的政治性。公文水平的高低，主要看其是否準確地體現了黨和國家的政治意圖。所以撰文時，對黨中央、國務院領導同志的批示和講話，對黨的路線、方針和政策，在提法上必須嚴格以中央文件為準;普通文件和可公開的文件，更應以中央報刊發表的提法為準;提口號要按照黨中央和上級的提法執行，不要亂擬、亂提與中央精神相抵觸的口號;宣揚成績要分寸得當;宣揚典型要交待具體背景，說清主客觀條件。

　　2、公文中的專用名稱

　　同一名稱在一篇公文中出現多次時，前后應統一;人的職務、地名常有變動，書寫時注意名稱的變動;凡外國國名、重要的或常見的地名、人名、黨派、政府機構、新聞機構等譯名均應以新華社的譯名為準;不用難懂的術語、行話;文稿中第一次出現的市、縣、地區等地名前應冠以所屬的省或地區名。

　　3、公文中的“時間”

　　時間概念要準確，要用年月日具體日期，盡量避免用時間代名詞;運用我國各個朝代年號時要在前邊另注公歷年份。

　　4、公文中的“數字”

　　文中不能混用基數、序數、分數、倍數、確數、概數;引用統計數字要考慮讀者的感受;文稿中出現一系列相關的數字時，應仔細檢查和推演、避免相互矛盾。

　　5、公文中的模糊語言

　　由于語言本質上的中介性和表義上的模糊性，因此，語言具有相對的模糊性質。如“研究”一詞，對一個稱職的領導者，它是慎重和避免獨斷專行的體現;但對于一個官僚主義者，它又是搪塞和極不負責的最好的遁詞。所以，使用模糊語言必須真實地反映客觀事實，努力使之符合辯證法。

　　從公文關系來分，公文還可以分為下行公文、上行公文和并行公文三類。

　　1、下行公文，是指黨政機關或社會罷休中的上級組織向其下屬組織所發的公文，包括命令、令、指令、決定、決議、指示、布告、公告、通告、通報、批復。

　　寫下行公文時，要樹立尊重下級的觀念。當下級機關向主管上級機關請求就某項工作或問題作出指示時，上級機關應根據政策規定和實際情況，予以及時、準確地批復。

　　不是隸屬關系的不要以隸屬關系的身份行文。未經會議討論通過并要求下級貫徹執行的事項，不能擅自使用“決議”的名稱。對所有決定的問題，都要作出不容置疑的結論式的判斷和決議，送文給受文者照章執行。這既是對受文者的尊重，也是對工作的負責。

　　2、上行公文，是指黨政機關或社會團體中的下級組織向上級主管機關報告情況或請求對某項工作或問題作出指示、批復時使用的公文，如報告、請示。

　　寫上行公文時，下級機關一般應按照隸屬關系進行請示、報告。無特殊情況，不要越級，以免打亂正常的領導關系。如遇特殊情況或緊急事宜必須越級報告時，也應當同時抄報所越過的上級機關。

　　請示應限于必須向上級請示的問題。事無巨細，件件都向上級請示，決不是尊重上級和對工作認真負責的表現。一般來說，應該向上級請示的問題主要是：屬于上級主管單位明確規定必須請示批準才能辦理的事項;工作中發生了新情況，而無章可循，有待上級主管單位明確指示后才能辦理的事項;按上級明文規定完成某項任務后，需報上級主管單位備案的有關事項。

　　上行公文的文字最好莊重樸實、簡明扼要。在撰寫帶有自我批評性質的報告時，其行文禮儀并不僅在于措詞的誠懇，而且在于寫明情況，勇于承擔責任和吸取教訓。

　　3、平行公文，是平等的黨政機關、各社會團體之間或相互沒有隸屬關系的機關、部門之間的行文。平行公文，過去叫咨、函，現在不必用什么特定的文種名稱，但一般不發指令性文件，也不互相請示。雙方是平等身份，文件的口吻應當是協商和協調。

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