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一般有以下幾個部分：
信頭，是英文信中特有的，包括日期和信內收信人名址。日期向左頂格書寫，順序為月日年或日月年。再隔兩行向右對齊書寫收信人的信內名址，內容和順序同信封。
國內信件無信頭，只有稱呼。親戚長輩按親緣、輩份稱呼，同學朋友可稱名字，可加“尊敬的”、“親愛的”等修飾語，亦可以“先生”、“老師”綴后。頂格書寫，中文信稱呼后冒號，英文則用逗號。中文信稱呼后還可以寫“您(你)好!”英文信不寫。
啟辭，就是開場白，或寒喧問候，或提示寫信原委。
如是復信可酌用“大函奉讀，得悉一切”，“頃獲惠書，欣悉康泰，至為寬慰”，“接讀手書，知君貴體欠安，甚為掛念”等等。如是催問前信是否收悉，可用“前此一函，想已達覽”，“日前奉一函，想已收悉”。最好在信件的正文中，仍不時文白相融，就比較渾然一體了。
如果是給海外友人寫信，則最好考慮到對方的風俗、習慣。這樣，當對方收到你的信時，不至于產生較大的距離感。
正文，是書信的主體。可以根據對象和闡述內容的性質。采取輕松詼諧的文筆或莊重、情深的風格。為尊重對方，一般先談有關對方或對方所關切的人、事、物，然后再述說自己的事情。
結束語，指書信結尾時，對收信人表示祝頌、欽佩或勉慰的短語。如“此致敬禮”，“祝一帆風順”等。對知識界朋友，可用“文祺”、“編安”等祝頌語。一般的書寫規格是“此致”、“祝”等詞，緊接正文末尾書寫：“敬禮”、“編安”等另起一行頂格書寫。
英文信結束語可用“您的真誠的”等短語，需要注意的是這些短語后需加逗號。書寫規則是在簽名之上五行，右邊與印刷體署名對齊。
署名，就是在結束語的右下方簽署寫信人的姓名。如是寫給熟悉的親友，可只寫名，或在名前加上自己的稱呼，如“弟”、“門生”、“友”等。稱呼一般小字寫在名字的左上方，以示自謙。署名的后面可酌加啟稟詞，如對尊長用“印”、“奉”、“拜上”;對同輩用“謹啟”、“上”;對后生、晚輩則可用“字”、“白”、“諭”。
英文信簽名后，一般還應隔行打字機打出寫信人的姓名和職務。
一般將寫信日期寫在署名或啟稟詞的后面，或寫在下一行的右下方。有時在日期之后為烘托撰信時的氛圍、心境，還可綴上“案前”、“寓所”、“燈下”等字樣。
附注及附件。附注如“請代向XX問好!”等。附件，通指附在信函中的照片、入場券、請柬等。應在正文中寫明，并注明名稱、數量。英文信中的附件則在印刷體署名下二行向左對齊注上Enclosure，只有一件附件時用單數形式，二伯皮上附件時用復數形式。
有時在寫正文時疏漏了一些內容，需要補進而又不好插在原文里，就可以于年月日后下一行頂格書寫“又及”或“再及”加冒號，扼要地補上。
英文信現在流行先生、小姐、女士、職務(銜)、學位的稱呼，日期、信內收信人名址、稱呼、正文各段落、結束語和署名均靠右對齊，正文各段落的首行均無需縮進，僅以隔行表示分段。英文書信除簽名外，均用打字機打印，在歐美國家通常是用激光打印機打印。
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