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在工作中，最常見的就是開會，而開會在人們心目中又往往是浪費時間的代名詞。那么怎么有效的組織會議？如何讓你組織會議更加合理有序？那么怎樣組織會議才算成功？

答案 1：

這個要看會議的具體分類。

如果是主題分明，并已有多種備選解決方案的會議，那么-表決會是很高效的；如果是主題不明確，也未有備選解決方案的會議，那么如果你將組織一次會議，主持成功會議有十個要素。這些要素是：什么情況下有必要開會，什么情況下沒必要開會，開會的人選如何確定，開會的議程怎么去準備，會前怎么準備，會議怎么開始，會議中如何去遵守時間，如何主持及控制會議，會議的總結及會議記錄。

還有，是否有必要召開會議，也是一個值得探討的問題。開會開得好是一種效率，開得不好就是浪費時間。因此首先應確定哪些情況下必須開會。

需要通過討論來獲得最佳的決策，需要開會。

需要聽取多方面的意見，獲得別人的支持需要開會。

需要聽取不同的意見，達成共識，共同完成某項工作需要開會。

傳遞會議的內容復雜但是很重要，要求所有的人都要正確理解的需要開會。

身體語言和口頭表達在傳遞信息中起著重要的作用，可以激勵士氣。例如保險公司，有一個層會，層會必須通過語言的表達，通過身體語言的動作激勵士氣。這種情況也要開會。

匯報項目的進度，協調多方的合作需要開會。

什么情況下沒必要開會，開會需要花費，需要人的時間和精力，每次召開會議之前應該仔細地考慮，是否有必要開會，有沒有其他的方式可以比開會更有效。以下的情形就沒必要開會：

傳遞一般信息給許多人，你可以用電子郵件分發。

已經有例會了，你可以安排在例會上討論。

資料未收集齊備或者起決定作用的人無法參加，不用開會。

你是決策的人，并且你應該知道，讓其他人來參加可能會把事情復雜化，并且拖延時間。這種情況下，也不必開會。

如果以上說的比較籠統的話，那么下面我用一個案例來說一下：

如果今天要開一個新產品發布會，參加會議的人有哪些？決策者可能是總經理，可能是比總經理更高職務的董事。新產品開發的發布會，開發部的人是不是要參加？開發部的主管要參加嗎？銷售部要不要參加？采購部相關原料的采購是不是屬于相關人員要不要參加？同時開會時提供特定咨詢的人，是不是也要參加?

一個會議確定合適的人選很重要，跟這個會有關的或者參與決策的，或者是有協調部門的，有特定咨詢的人，你都要去考慮。會議的效果和與會者人選是否合適是非常相關的。如果剛才一個產品發布會采購部的人不在，這個原料在制造的過程中，可能會影響到價格，或者說這個原料可能要進口或者現在可能是不好得到，因此產品定價就會稍微高一點。如果采購部的人不在，他怎么知道這個價格呢？市場部怎么來定價呢？所以會議的效果與參會者緊密相關。

人數方面呢？如果人數多的話，就要考慮是否所有人都需要從頭到尾參加，有的會議是列席，也可在某個階段參加，提供意見以后就可以離開，或者只參加相關的議題。

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